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HP集客ノウハウのその他5-24

整備工場様の問合せメールへの返信方法
【車検メールの雛形付き】

メールの返信方法

見積もり・相談メールにはどのように返すのが正解?

ホームページを立ち上げたユーザー様から
聞かれる質問で意外に多いのは
「問合せがあった時にどのように返信すれば良いか分からない」
と言う疑問です。
電話の問合せには慣れているけど、
メールでの対応は未経験という自動車整備工場は
多くいらっしゃいます。

ただ、メールの返信と言っても
難しく考える必要はありません。
慣れれば1件当たり5分で処理できます。

ここではその具体的な方法をお伝えいたします。

雛形を用意する。

メールでの問合せにメールで詳しく返信するのは
メールを送るほうも読むほうも
大変な作業になります。

メールだけで詳細について何度もメールを往復するのは
多くの時間と労力を必要とします。

電話であれば、5分で済む話でも
メールの往復が発生すると2~3日の時間がかかることもあります。


そこで弊社シナジーデザインでクライアント様にお勧めしているのは
「電話に繋げやすいメール文面の雛形を用意する」

と言うものです。

問合せがあった方には
あらかじめ用意した雛形に若干の手を加えて送り、
「詳しくはお電話でお伝えいたします。」
との記述を加えて電話連絡に繋げます。


ホームページの問合せから入庫までの流れ

1、ホームページからのメール問合せ

2、用意した雛形を修正して返信 (実作業は約5分)

3、電話での応対

4、来店して入庫


車検の場合の雛形を本文の最後に掲載しますので
参考にしていただければ幸いです。


雛形を作ることで返信スピードがアップする。


ところで、
メールの返信で重要になってくるのは
1、返信のスピード
2、メール文面の言葉遣い

の2点です。

どれだけ良い文面であっても
返信するまでに2日以上も掛かっていては
ユーザーの目には不親切な工場に映ります。

下記の記事を参考にしていただければと思います。
11時間以内にメールを返信したかで相手の重要度がわかる
http://www.lifehacker.jp/2011/12/111216-email-study.html



逆に返信のスピードが速いと
それだけでユーザー満足度が上がる傾向にあります。

私の経験上、
目安としては6時間以内に返信をすれば満足度はかなり高まると思います。
問合せメールを携帯電話へ転送する設定をしておけば、 迅速に対応しやすくなります。

雛形を用意することで
メール文面作成の時間が減り、
返信のスピードが大きく高まります。

メリットをアピール

ウィザードさまの車検ページの特徴は、
始めに料金表ではなく、「車検の特徴」として
様々なメリットを紹介している点です。

例えば、

引取り・代車の無料サービス
スタッフの技術力と最新の設備を紹介
改造車・輸入車にも幅広く対応
各種特典、整備保証

等々、こちらの店舗で車検を受けることのメリット
文字をたっぷり使って丁寧に説明されています。

言葉遣いも雛形を作ることで一定化する。

メール文面の作成で、意外に頭を悩ませるのが
語尾や接頭語などの細かな
「言葉遣い」です。

問合せがある度に、毎回メールを新規作成していると
この言葉遣いに大きな時間が取られます。

雛形を作ることでこの言葉遣いに取られる時間も大幅に
削ることができます。


最初の雛形は丁寧に作る必要がありますが、
一度作ってしまえば、言葉遣いに余計な時間を取られないで済みます。

最初の雛形を作る際の言葉遣いのポイントは丁寧になり過ぎない。


問合せメールの文面は必要以上に丁寧に作る必要はありません。
お店の『人柄』が分かる文面であれば、
ユーザーの知りたい『お店の雰囲気』が文面を通じて伝わります

必要以上に丁寧になり過ぎない、
お店の雰囲気が伝わる文面が理想です。

ただ、最初からそんな文面は難しいよ
というご意見も多いと思いますので、
下記の雛形を参考にしていただければと思います。

車検への応対メールの雛形

 ̄ここから ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

はじめまして、■■整備工場の工場長○○と申します。
この度は弊社ホームページよりお問合せをいただき、
誠にありがとうございます。
早速ですが、
ご入力いただいた情報をもとに 、
●●様の概算費用をお伝えさせていただきます。

車種が”アルファード”ですので、
部品交換などがなければ
車検費用は¥87,050 となります。


●●様 車検のお見積もり

 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
□車検基本料  ¥20,000
・自賠責保険  ¥24,950
・重量税    ¥41,000
・印紙代    ¥1,100
-----------------------------
 合計   ¥87,050
===============




ただし、●●様の場合は 年式が2004年で走行距離が8万キロほどですので
私の経験上、以下の整備をした方が
安心してお乗りいただけると思います。

~ 交換部品および技術料のご提案 ~

・オイルセット       ¥8,000 (オイル代含む)
(エンジンオイル・オイルエレメント・ブレーキオイル)
・フロントブレーキパッド ¥15,000
-----------------------------------------

上記の部品を交換した場合は、
概算ですが

110,050 円 となります。
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

  お車の状態によっては上記の金額よりも
安くなることもあります。

また、交換部品が多い場合は
逆に高くなることもあります。

ただし、その場合もその都度、担当メカニックが
お客様と相談しながら
作業を進めていきますのでご安心下さい。
また弊社ではリサイクル部品を使用して
部品代を押さえることも可能です。
詳細はお電話でお話したほうが
分かりやすい部分もございますので
差し支えなければ、下記の電話番号に
■■あてに直接ご連絡をいただければ、
その場でお伝えさせていただきます。

疑問点やご質問などございましたら
お気軽に■■までお尋ねください。

0120-xxx-xxxx
この度は弊社のホームページをご覧いただいて
まことにありがとうございました。


以上、よろしくお願い致します。

アクセス解析の導入 image

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問合せメールには

あらかじめ雛形を用意することで手間を削減して
ユーザーの満足度を高めることが可能です。

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